Eine der Herausforderungen bei der Umsetzung des Geldwäschegesetzes ist die Identifizierung und Überprüfung der sogenannten „auftretenden Person“. Dabei handelt es sich um diejenige (natürliche) Person, die vorgibt, im Namen des Vertragspartners zu handeln. Bei juristischen Personen, die in den meisten Fällen durch eine auftretende Person vertreten werden, kann dies der Geschäftsführer, der Ansprechpartner im Vertrieb oder der Legal Counsel sein.
Auf den ersten Blick sollte das eigentlich unproblematisch sein. Unfraglich finden Identifizierungen von natürlichen Personen oder Unternehmen jeden Tag konform nach dem Geldwäschegesetz statt, z.B. bei der Eröffnung von Bankkonten. Das Geldwäschegesetz geht jedoch von einer weiten Definition der Geschäftsbeziehung aus, daher müssen fast alle Vertragspartner identifiziert werden. Somit muss auch bei Geschäftsbeziehungen zwischen Banken oder anderen Finanzdienstleistern eine Geldwäscheprüfung durchgeführt werden.
Verifikation der auftretenden Person oftmals problematisch
Sollte also ein Pensionsfonds mit einem Vermögensverwalter einen Vertrag schließen, dann müssen nicht nur die Daten des Unternehmens (z.B. Pensionsfonds) nach dem Geldwäschegesetz aufgenommen werden, sondern auch die Daten der auftretenden Person (z.B. Portfoliomanager). Diese Daten umfassen den Namen, Geburtsort und -datum, aber auch die private Adresse. Oft weigern sich in einem solchen Vertragsverhältnis die auftretenden Personen, ihre persönliche Adresse herauszugeben. Schließlich wird die Vertragsbeziehung mit dem Unternehmen (hier dem Pensionsfonds) begründet und nicht mit der einzelnen auftretenden Person.
Weitere Hindernisse birgt der Umstand, dass die Kontaktaufnahmen oft nicht vor Ort stattfinden. Daher können die Ausweise nicht vor Ort überprüft werden und es muss eine Ausweisverifikation durch ein anderes anerkanntes Verfahren nach dem Geldwäschegesetz stattfinden. Verfahren wie die Überprüfung durch einen In-House Anwalt oder die Übersendung einer notariell beglaubigten Kopie des Ausweisdokumentes (siehe hier auch BGH Urt. V. 20.04.2021 – XI ZR 511/19) reichen dabei nicht aus.
Das in der Praxis beliebte Video-ID-Verfahren bedeutet wiederum für die Unternehmen, dass sie sich oft zur Abnahme vieler Verfahren (teilweise Tausend pro Monat) verpflichten müssten, was für viele Unternehmen nicht zu erreichen ist oder dann schlicht unverhältnismäßig teuer ist.
Ausblick – Auftretende Person im EU-Geldwäschepaket
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass die Prüfung der auftretenden Person zum festen Bestandteil eines KYC-Verfahrens mit Unternehmen gehört. Auch in absehbarer Zeit wird sich daran nichts ändern. Vielmehr scheint durch das neue EU-Geldwäschepaket die auftretende Person auch weiterhin Teil des Identifizierungsprozesses zu sein. Die Unternehmen sollten daher umfassend prüfen, ob in allen Vertragsbeziehungen die notwendigen Daten der auftretenden Person ordnungsgemäß erhoben werden.
