Wie funktioniert ein KYC-Verfahren?
Der KYC-Prozess unterteilt sich im Wesentlichen in drei Abschnitte: Die Identifizierung also die Erhebung von Daten des Kunden, die Überprüfung und schlussendlich die Risikobewertung. Die einzelnen Schritte können sehr kompliziert sein.
KYC bei natürlichen Personen
Wenn Ihr Kunde eine natürliche Person, also kein Unternehmen ist, müssen Sie einige Dinge beachten. Zunächst ist genau festzustellen, wer der Vertragspartner ist. Manchmal kann es vorkommen, dass auch eine andere Person für den Vertragspartner auftritt. Dies kann unterschiedliche Gründe haben, z.B. ist der Vertragspartner nicht vor Ort oder aber es gibt Sprachbarrieren. Es kann aber auch sein, dass jemand gezielt als Strohmann eingesetzt wird. Die auftretende Person muss daher immer nach dem Geldwäschegesetz in den Überprüfungsprozess einbezogen werden. Vom Vertragspartner und von der gegebenenfalls auftretenden Person müssen folgende Angaben erhoben werden:
- Vorname und Nachname,
- Geburtsort,
- Geburtsdatum,
- Staatsangehörigkeit (bei doppelter Staatsangehörigkeit beide) und
eine Wohnanschrift
Alle Informationen des Kunden und der gegebenenfalls auftretenden Personen müssen durch ein gültiges Ausweisdokument überprüft werden.
KYC bei juristischen Personen
Wenn der Kunde eine juristische Person, also ein Unternehmen ist, müssen Sie viele Dinge beachten. Zunächst muss wieder genau festgestellt werden, wer der Vertragspartner ist. Es gibt viele Gesellschaftsformen wie GmbHs, Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften oder auch die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (kurz GbR). Es kann auch vorkommen, dass es sich um eine ausländische Gesellschaftsform handelt. Vom Vertragspartner sind folgende Angaben zu erheben:
- Firma, Name oder Bezeichnung,
- Rechtsform,
- Registernummer, falls vorhanden,
- Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung und
- die Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Namen der gesetzlichen
Vertreter.
Falls ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter erneut eine juristische Person ist, sind von diesem ebenfalls Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer, falls vorhanden, und Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben.
Die Angaben sind aufgrund geeigneter Dokumente zu überprüfen. Hierzu zählen z.B:
- ein Auszug aus dem Handels-, Genossenschafts- oder Vereinsregister
- oder Gründungsdokumente oder vergleichbare Dokumente
Auftretende Person
Bei Unternehmen tritt immer eine natürliche Person auf. Dies kann der Geschäftsführer, ein Prokurist oder aber auch ein sonstiger Vertreter des Unternehmens sein.
Von der auftretenden Person müssen wieder folgende Angaben erhoben werden:
- Vorname und Nachname,
- Geburtsort,
- Geburtsdatum,
- Staatsangehörigkeit und
- eine Wohnanschrift
Die Angaben sind anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises, z.B. Personalausweis oder Reisepass, zu überprüfen. Es ist auch zu prüfen, ob die auftretende Person für den Vertragspartner handeln darf.
Wirtschaftlich Berechtigter
Weiterhin muss bei juristischen Personen immer auch ein wirtschaftlich Berechtigter festgestellt werden. Dies ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person steht. Es muss überprüft werden, ob die erfragten Angaben des Kunden mit den im Transparenzregister enthaltenen Angaben übereinstimmen.
Risikobewertung
Zuletzt ist eine Risikobewertung anhand von sehr vielen Faktoren notwenig. Dabei gibt es typische Risikopersonen und Risikosituationen, wo zwingend weitere Maßnahmen (sog. verstärkte Sorgfaltspflichten) stattfinden müssen, z.B. bei Politisch exponierten Personen (PEP), Hochrisikoländern oder anderen auffälligen Situationen.
Zu welchem Zeitpunkt muss ein KYC-Verfahren stattfinden?
Das KYC-Verfahren muss grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung stattfinden.
Spricht das nicht alles gegen den Datenschutz?
Das Geldwäschegesetz sieht ausdrücklich vor, dass der Kunde identifiziert und überprüft wird.
Hierfür gibt es extra eine gesetzliche Grundlage im § 11a GwG.
Wie lange müssen die KYC-Dokumente aufbewahrt werden?
Alle erhobenen Angaben und Überprüfungsprozesse über die Kunden müssen detailliert dokumentiert und mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Ein Verstoß gegen die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht kann empfindlich sanktioniert werden.
